Dans le cadre d'une réorganisation du département Marketing du New York Times, Perrine Pavageau a pris le rôle de “Program Manager”, un rôle à la croisée de la vision stratégique et de l'exécution (lire notre article ici). Son principal objectif : mettre en place des mécanismes opérationnels pour assurer le succès des stratégies marketing. On peut identifier le Program Management à la fonction d'un PMO (Project Management Officer), vu plus fréquemment dans des Directions Produit ou Tech, qui apporte aux équipes les méthodes et outils qui leur permettront de réaliser leurs objectifs. Un PMO peut aussi gérer ses propres projets, dont les acteurs ont souvent des objectifs très différents les uns des autres. Une fonction qui répond aux questions “comment on fait ?”. Un interlocuteur vers lequel les équipes peuvent se tourner pour exprimer leurs challenges organisationnels. Dans cette série d'articles, Perrine raconte 5 projets concrets qu'elle a menés dans cette fonction pour le New York Times.
Quand j'ai pris le rôle de Program Manager, l'une de mes responsabilités était de veiller à l'adoption de Adobe Workfront, une plateforme de gestion de projet récemment achetée par le Marketing pour améliorer le suivi des campagnes.
Les objectifs ?
- Créer des flow de gestion de projet “end-to-end” en lien avec le nouvel Interaction Model (lire l'article “Épisode 1 : l'Interaction Model”)
- Donner de la visibilité au Management sur l'ensemble des étapes de conception
- Utiliser les données de la plateforme pour tracker le temps passé ou les problèmes récurrents.
Avant Workfront, il n'y avait pas d'outil de gestion de projet pour la partie “amont” de création des campagnes (brief, concepts créatifs, design). Les chefs projets utilisaient un outil uniquement sur la partie “aval” (développement) : il s'agissait de Jira.
Les outils avant Workfront :
1. Briefing et conception créative : plannings excel, email
2. Hand-off aux développeurs : Jira
3. Suivi du développement et validation QA (Quality Assurance) : Jira
4. Proofreading : email
5. Hand-off pour trafficking : Jira
Pour intégrer Workfront dans le processus complet des campagnes, nous sommes passés par les étapes suivantes:
- Création de templates de projets (tâches, owners, durées-types) selon les phases de l'Interaction Model
- Formation des équipes à l'utilisation de l'outil
- Nomination de “Workfront Ambassadors”, des référents experts dans chaque équipe
- Création de dashboards de reporting pour le Management.
Mais voilà… l'adoption n'a pas été facile :
- C'était la première fois que les équipes créatives et les Proofreaders utilisaient un outil de gestion de projet, cela a bousculé leur quotidien !
- Les développeurs devaient transitionner de Jira, LA plateforme de prédilection pour les développeurs, vers un outil moins adapté.
- Beaucoup se plaignaient de l'interface. (Workfront ayant depuis été intégré à Adobe, son UX s'est sûrement améliorée maintenant).
- L'ouverture et la fermeture des tâches – fameux point clé pour le reporting attendu – ajoutaient du temps de travail pour tous au quotidien. Et si ces tâches n'étaient pas fermées “en temps réel”, les données de reporting étaient faussées.
- Il a fallu faire comprendre aux équipes les bénéfices de l'outil pour répondre aux besoins de visibilité du Management. Pas toujours facile à comprendre quand on a des deadlines à respecter…
Les chefs de projet ont commencé à étudier d'autres plateformes.
- Monday.com leur a beaucoup plu. Ils ont testé son interface sur certains projets “pilotes”.
Et pour répondre à leur demande de changement, nous avons lancé un benchmarking avec d'autres plateformes – parmi elles, 3 déjà utilisées au New York Times :
- Airtable car c'était l'outil utilisé par la Newsroom pour la planification éditoriale.
- Coda car c'était un outil récemment introduit au sein des fonctions Marketing, Produit et Tech pour le partage et le suivi des KPIs.
- Jira car déjà utilisé sur la partie “aval”, et aussi l'outil des équipes Produit et Tech pour le développement de nouvelles fonctionnalités sur le site éditorial. Avec la nouvelle réorganisation en squads, de plus en plus de projets avaient une composante à la fois Marketing, Produit et Tech. Jira pouvait donc être une bonne option.
Mon rôle a été de :
- Travailler avec les chefs de projets pour simuler des templates dans chacun des outils.
- Travailler avec l'équipe produit pour comprendre la façon dont ils géraient leurs workflows dans Jira. Contrairement au Marketing qui fonctionnait sur un système de Tasks et Sub-Tasks pour le développement, ils utilisaient un système d'Epics et de Stories.
- Centraliser le benchmark et présenter les avantages/inconvénients de chaque plateforme au Management.
Voici un résumé high-level de l'attractivité de chaque plateforme sur certains critères :
L'outil validé pour remplacer Workfront a été Monday.com pour la partie amont – avec un retour à Jira sur la partie aval. Les chefs de projets marketing ont fait un travail remarquable de création de templates Monday.com adaptés au end-to-end.
Les takeaways si vous réfléchissez à introduire un outil de project management pour vos campagnes Marketing :
- Portez une attention toute particulière aux équipes qui n'en ont jamais utilisé. Impliquez-les dans les réflexions initiales. Faites des “projets tests” avec eux.
- Demandez aux chefs de projets de faire leur propre recherche de plateformes – ce sont eux qui savent ce dont ils ont besoin pour collaborer avec les différentes fonctions. Faites leur part des objectifs principaux du Management, ils les prendront en compte dans leurs recherches.
- Ne pensez pas que la solution est un outil UNIQUE. Un mix d'outils bien adaptés à chaque fonction – avec un flow simple de passage d'une plateforme à une autre – peut s'avérer bien plus productif qu'un seul outil avec lequel toutes les équipes ne sont pas à l'aise.
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